През 1958-ма година, в една шведска фабрика поставили кутия за предложения.

Идеята дошла от сина на собственика – вдъхновен млад мъж, току-що завършил своето образование в Англия. Но изминала седмица, а кутията си седяла все така празна. В следващия работен ден, младият мениджър слязъл в столовата и пламенно защитил идеята си пред обядващите работници. Колко е важно да има предложения и как те движат бизнеса напред.

И още същия ден дошло първото предложение в кутията. То било много кратко и ясно.

„Махнете кутията за предложения!“

Спомних си тази история вчера, когато мой приятел, Георги, търговски мениджър, ми сподели, че иска да въведе в екипа си feedback култура. И за целта планира да използва готин онлайн survey софтуер. Екипът на Георги ще се увеличи от 8 на 14 човека в следващите 6 месеца. И той иска да е сигурен, че ще може да получава предложения и обратна връзка чрез кратки surveys по важни за екипа въпроси.

Какво не е наред тук?

Може би разочаровах Георги.

Със сигурност го изненадах, когато му казах, че аз не бих направил това. Не защото имам нещо против анкетите. Вярвам, че са важен инструмент, когато искаш да създадеш и утвърдиш feedback култура на ниво организация. И също толкова силно вярвам, че те нямат място на ниво екип.

Може би по същите причини като на шведските работници 🙂

Кутията за обратна връзка – аналогова или дигитална – се явява посредник между мениджъра и хората му. За Георги тя е чисто организационна промяна, която да осигури стабилна и редовна информация. За шведските работници (и според моя опит от близо 20 години в екипи) тя е емоционална промяна.

При това – негативна!

Погледнато от страната на хората, до вчера за всеки един е било нужно просто да отиде и да поговори с шефа. Ще получи отговорите си веднага, очи в очи. Днес, трябва да седне и да напише нещо, а след това да чака някаква реакция, която ще дойде неясно кога.

Но колко от нас обичат да чакат?

Анонимна или лице-в-лице feedback култура

Ако попиташ мениджърите коя от двете опции предпочитат, всеки (дори и Георги) ще избере обратната връзка лице в лице.

Само че…

Оказваме се хванати в любопитно противоречие. Искаме лична обратна връзка, обаче нямам време за нея. И защото все пак ни е важна, се опитваме да я автоматизираме. Искаме важна информация, отправяйки сигнал към хората от които я очакваме, че не е толкова важна да отделим време лично. Отразява се на доверието.

Преувеличавам ли?

🙂 Да, може би. Вероятно, защото според моя опит всички онези важни въпроси, които не сме обсъждали лично, в крайна сметка са се развили зле.

Въпреки това, напълно разбирам и Георги, защото в среда на лавинообразен поток задачи и постоянни оптимизации на човешкия ресурс, с или без COVID-изолация, понякога не е възможно да отделиш достатъчно време за всеки в екипа. Какво правим тогава?

Другите възможности

Винаги има повече от един начин да постигнеш дадена цел.

В началото на годината, една такава индивидуална възможност са разговорите за оценка на представянето.

Друга опция – в случая на Георги, а може би и на стотици други мениджъри има една неизползвана възможност. Екипните срещи. В много организации ги има и те са рутинни, всяка седмица, в едно и също време. И често можете да чуете, че не са особено продуктивни и хората скучаят. А мениджърите дори не са се замисляли, че именно в тези срещи могат да създадат и наложат желаната feedback култура!

Какво ви е нужно, ако и вие сте сред тези мениджъри (екипи)?

Бъдете любопитни! Задайте нетрадиционни въпроси, за да сложите началото на процеса. Например: Кои са нещата, които ни ограничават като екип? На какво обикновено не обръщаме внимание в тези срещи? За какво недоволстваме след срещите помежду си?

Бъдете смели. След като сте задали въпросите, изслушайте отговорите внимателно. Вместо да се оправдавате, окуражете хората си на свой ред да поставят подобни неудобни въпроси. Може би ще чуете неприятни истини за себе си и бъдете благодарни за тях, защото екипът ви дава възможност да се подобрите, вместо да ви оставят да затънете мълчаливо.

Бъдете решителни! След като темите са сложени на масата… просто работете по тях. В противен случай, ще убиете смисъла на идеята и най-вероятно единственото, което ще получавате след това, са неприятни изненади и молби за напускане/преместване.

И защото да имате работеща, открита feedback култура е ключова предпоставка за успех на всеки мениджър, бих ви поканил да се замислите.

Ако днес поемете отговорност да подобрите само с 10% обратната връзка от хората ви към вас, кои са някои от нещата, които бихте направили?

Още практични начини за подготовка за мениджърски разговор ще откриете в тренинг програми Ефективност за мениджъри и Резултатно-ориентирана комуникация, в които развиваме умения за основано на комуникация лидерство. Програмите са достъпни присъствено и онлайн, на български и английски език. Вземете оферта на 0878921000 – Росен Рашков