Едно от местата, на които ръководителите биха могли да имат най-голямо позитивно влияние върху екипа си, са срещите. В същото време, различни изследвания показват, че срещите са втората най-голяма причина за разхищение на време и енергия (след мейла).

Ако и вие чувствате, че вашите срещи са по-скоро дразнеща хората рутина, отколкото събитие с добавена стойност, ето ви една лесна структура с шест елемента, с които да направите срещите си по-полезни за всички.

Причина за срещата

Защо изобщо се срещате?

Ако не можете да отговорите, може би няма причина за срещата. Колко важно и спешно е – не само за вас, но и за другите участници.

Някога имах пряк ръководител, който свикваше срещи, просто за да бъде информиран за някои текущи проекти в региона. По онова време все още нямаше Zoom & Teams, така че за 30-минутната среща, която спокойно можеше да бъде мейл или телефонен разговор, аз пътувах по един час на отиване и още толкова на връщане.

Разбира се, мразех ги.

Резултат от срещата

Какво искате да имате в края?

Ако срещата ви е brainstorming-сесия – искате да имате идеи. Ако срещата ви е дискусия за следващи стъпки – искате да имате план. Ако сте се събрали да решавате – в края бихте искали да имате ясно решение.

Agenda

Решили сте, че ще има среща и знаете какъв резултат искате в края.

Как ще организирате времето и екипа си, за да се придвижите към желания резултат?

Например, при среща за решение:

09.00-09.10 Задаване на рамка на решението

09.10-09.40 Представяне и дискутиране на варианти

09.40-09.45 Гласуване на решението.

09.45-09.55 Разпределяне на отговорности по решението и следващи стъпки.

Роли

В повечето срещи, на които съм присъствал, ролите са по подразбиране.

Говорят ръководителите, хората в екипа са повече или по-малко пасивни слушатели.

А после и двете страни са недоволни: ръководителите – от това, че хората не участват. А участниците – че пак са слушали същите неща. Или че никой не ги пита.

Но ако предварително разпределите ясни роли и отговорности в срещата?

Кой ще бъде фасилитатор? Какво очаквате от участниците като индивидуален принос в срещата?

Правила

Всеки знае как изглежда среща без правила.

Вие дайте на хората ясни насоки как да се държат и взаимодействат в срещата. Няколко норми, от които винаги има полза, са:

– без електронни устройства;

– не се прекъсваме;

– всеки участва. 

За да работят екипните правила, дайте на хората си възможност да ги оформят – за да поемат истинска отговорност за тях.

Време

В свят, в който често влизаме от среща в среща, едно от най-дразнещите неща е неспазването на времето.

Ако погледнете примерната Agenda по-горе, ще видите, че тя е не традиционните 60, а 55 минути. Може да ви изглежда като нещо малко, но тези 5 минути буферно време са уважение към личния график на хората и възможност за тях да отдъхнат и превключат между срещите.

Така че бъдете дисциплинирани: определете си очаквано време за срещата – и като цяло, и за отделните етапи в нея, и се постарайте да го спазите.

Как да използвате структурата?

Отделете няколко минути в началото на следващата си среща и запознайте хората си с нея, точка по точка.

Създайте пространство за въпроси и предложения – оформете структурата така, че да пасне на културата на екипа ви.

Когато хората разбират рамката, своите роли в постигането на целите на срещата и виждат, че цените времето и приноса им, срещите изглеждат и се чувстват много по-различно. 

p.s. Кой от елементите най-често липсва във вашите срещи? Какво бихте добавили вие към описаната структура?

-=-=-=-=-

p.s. А ако ръководителите във вашата компания се нуждаят от update на своите умения за провеждане на ефективни срещи, чудесно решение е модул „Ангажиращи срещи“ от нашата лидерска тренинг програма, създадена за компании, които вярват, че пътят към устойчиви резултати минава през развитието на хората им. Поискайте оферта на rosen@rosenrashkov.com – Росен Рашков