Знаете ли коя е Тъмната страна на делегирането?

Проследяването.

Учудващо често, в тренинг зала участниците споделят, че те делегират достатъчно, но – особено по-неопитните от тях, не успяват да проследят качествено задачите, които са възложили на хората си.

Какво се случва?

Ръководителите вярват, че проследяването на всяка задача е тяхна отговорност. Но към тях постоянно идват нови задачи, а старите губят своя приоритет и потъват надолу в to-do list.

Просто забравяме за (някои от) тях!

А нулевото проследяване често има нулев ефект за резултатите. Непотърсени задачи потъват в морето от оперативни task-ове, които искат вниманието ни. И когато се сетим за тях, все още не са започнати или са съвсем в началото.

А понякога ефектът е дори отрицателен – когато са се случили грешки или неточности и намесата на ръководителя е закъсняла.

А проблемът с проследяването може би има неочаквано лесно решение…

Да проследяваш: мисията възможна!

Но първо трябва да излезем от затвора на мисленето си.

Не е нито възможно, нито нужно за един съвременен мениджър да проследява лично всяка своя задача. Първата стъпка е учудващо проста: когато делегирате изпълнението на задачата, делегирайте и проследяването и.

Нека инициативата бъде във хората ви.

Знам, че за някои мениджъри идеята изглежда плашещо. Само че нека да помислим.

Дори и тези от вас, които не се доверяват на хората си – заради това, че са нови или заради лош предишен опит например, вече знаят, че проследяването не е само една възможност (вие), а цял спектър. В който, според типа задача и човека от другата страна можете да използвате проследяване 60-40% или 30-70% например.

Въпросът е какво би било най-разумното съотношение за конкретната задача?

Това е съотношението на важните неща, които би трябвало безусловно да минат през вас и дреболиите, с които наистина не е нужно да се занимава един мениджър. В единия случай имаме овластяване, в другия – микромениджмънт.

Как да определите точното място в спектъра си за задачата?

Мислете от позицията на човека, който получава задачата. Как проследяването му помага да се развие? Какво е нужно да анализира, за да се научи?

Когато имате отговорите, задайте си този въпрос: „За какво може да ме информира той/тя и какво е най-важно лично аз да проследя?“

Отговорът (почти) никога не е „ВСИЧКО!“

Измерението „време“

Нека добавим още едно измерение.

В измерението „ВРЕМЕ“ е важно да знаете кога и къде е важно да проследите вие лично. Отговорът (почти) никога не е „ВИНАГИ“ и „НАВСЯКЪДЕ“.

Някои проекти изискват проследяване в определен срок. При много участници от няколко отдела и дори извън компанията, лесно е хората да се окажат на различна страница. Затова ключово е да имате редовни, качествени ъпдейти – седмични и дори ежедневни срещи.

Проблемът е когато ръководителят прави срещи, за да проследява тривиалните задачи.

Тогава не добавяме стойност и губим време. Добър въпрос е „Колко време можем да работим без нужда от среща за проследяване тук?“ И задавайки си го, мой клиент откри, че вътрешните седмични срещи са излишни, има значение само месечната среща с клиента.

Бум! Четири часа месечно, пренасочени в по-полезна посока за този мениджър и тримата експерти в екипа му.

За други задачи вашето внимание е нужно само при достигане на определени етапи в тях.

Попитайте хората си: „Кои са ключовите километрични камъни на този проект? Къде смятате, че трябва да ме информирате за прогреса си?“

Когато познавате очакванията им (и се съобразите с тях), да проследяваш е по-скоро опаковане на уроците от пътя до достигането им, както и сверяване на курса до следващата точка. Проследяването е повече менторство, а не контрол. Тогава и ангажираността на хората е различна.

Днес, когато мениджърите са все по-заети, също толкова важно за успеха ни е на какво ще кажем „НЕ“ в лавината от оперативна работа. Когато изберете адекватно проследяване, задачите се случват по-бързо и по-ефективно, вашите резултати се подобряват, а неприятните изненади намаляват.

Темата „Делегиране“ е част от тренинг програма Ефективност за мениджъри, в която развиваме умения за основано на овластяване лидерство. Програмата е достъпна присъствено и онлайн, на български и английски език. Вземете оферта на 0878921000 – Росен Рашков